Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

Bu metin, Okul İşleri mobil uygulaması ve web sayfalarında ("Okul İşleri") kişisel verilerinin nasıl işlendiğini 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") kapsamında açıklar. Son güncelleme: 2 Kasım 2026.

1. Veri sorumlusu

Veri sorumlusu: Merve GÜÇLÜ. Adres: Gökdere Köyü Karşı Mahalle No: 16, Turhal / Tokat. İletişim: destek@okulisleri.app.

Okul İşleri, Millî Eğitim Bakanlığı'nın ya da başka bir kamu kurumunun resmî uygulaması değildir.

2. İşlenen kişisel veriler

• Hesap bilgileri: ad soyad, kullanıcı adı, e-posta adresi; Google ile girişte Google hesabındaki ad ve profil fotoğrafı.
• Mesleki ve kurum bilgileri: branş, kademe, okul türü, görevler (zümre başkanı, sınıf rehber öğretmeni vb.), okul adı, il, ilçe, okul müdürü ve müdür yardımcısı adı, eğitim öğretim yılı.
• Hazırladığın belgeler: belge oluşturucuya girdiğin bilgiler (katılımcı adları ve görevleri, gündem, görüşme ve kararlar, notlar, tarih ve yer bilgileri) ile kaydettiğin taslaklar.
• Sınıf defteri: ders programın, ders saatleri, işlediğin öğrenme çıktıları ve ders notların.
• Paylaşımlar ve dosyalar: toplulukta paylaştığın belgeler, yüklediğin dosyalar, kaydetme ve indirme sayıları.
• Destek ve bildirimler: destek talepleri ve ekleri, bildirim tercihleri ve bildirim gönderimi için cihaz belirteci.
• Yapay zekâ kullanımı: günlük kullanım sayısı ve yapay zekâya gönderilen belge içeriği (aşağıda 5. madde).
• Teknik ve güvenlik kayıtları: giriş zamanları, hata kayıtları ve hizmet sağlayıcıların tuttuğu IP adresi gibi bağlantı kayıtları.

Misafir olarak (hesap açmadan) göz atarken seçtiğin kademe, branş ve yazdığın okul adı yalnız kendi cihazında saklanır, bize gönderilmez.

3. Belgelerdeki başka kişilere ait bilgiler

Tutanak ve formlara öğretmen, öğrenci ya da veli adları gibi başka kişilere ait bilgiler yazabilirsin. Bu bilgileri yalnız okuldaki görevinin gerektirdiği ölçüde ve ilgili mevzuata uygun olarak girmenden sen sorumlusun. Öğrencilere ait sağlık, özel eğitim ve disiplin gibi bilgileri gerekmedikçe yazmamanı öneririz.

Olay tutanağı, veli ve öğrenci görüşme formu ve BEP gibi kişiye özel belgeler toplulukta yalnız boş şablon olarak paylaşılabilir; içerikleri paylaşılmaz.

4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

• Hesabının açılması, belgelerinin hazırlanması, saklanması ve her cihazdan erişilmesi; sınıf defteri ve takvim hizmetlerinin sunulması (KVKK m. 5/2-c: sözleşmenin kurulması ve ifası).
• Belgelerinin kurum bilgilerinle otomatik doldurulması ve kademene, branşına uygun içerik önerilmesi (m. 5/2-c ve m. 5/2-f: meşru menfaat).
• Topluluk paylaşımlarının yayımlanması ve moderasyonu, kötüye kullanımın önlenmesi, hesap güvenliği (m. 5/2-f).
• Destek taleplerinin yanıtlanması ve hizmetle ilgili bildirimler (m. 5/2-c).
• Yasal yükümlülüklerin ve yetkili makamların taleplerinin yerine getirilmesi (m. 5/2-ç).
• Verilerin yurt dışındaki sunucularda işlenmesi (m. 9; ayrıntı 5. maddede).

5. Hizmet sağlayıcılar ve yurt dışına aktarım

Okul İşleri, Google LLC ve bağlı şirketlerinin bulut hizmetlerini kullanır: Firebase Authentication (giriş), Cloud Firestore ve Cloud Storage (veri ve dosya saklama), Cloud Functions ve Cloud Run (sunucu işlemleri), Firebase Cloud Messaging (bildirimler) ve Firebase Hosting (web sayfaları). Veritabanı Avrupa'daki (Londra) Google veri merkezinde bulunur; dosya depolama, yapay zekâ işlemleri ve Google'ın destek ve güvenlik süreçleri başka ülkelerdeki sunucularda yürütülebilir.

Yapay zekâ ile içerik ürettiğinde belge türü, form alanları, gündem maddeleri ve yazdığın notlar Google'ın Gemini API hizmetine gönderilir; katılımcı listesi gönderilmez. Yapay zekâ kullanmadan da bütün belgeleri hazırlayabilirsin.

Yurt dışına aktarım KVKK'nın 9. maddesindeki güvencelere ve gerektiğinde açık rızana dayanır. Verilerin reklam amacıyla kullanılmaz, satılmaz ve üçüncü kişilerle pazarlama amacıyla paylaşılmaz.

6. Topluluk paylaşımları

Bir belgeyi toplulukta paylaştığında kişi adları görev adlarıyla (ör. "Zümre Başkanı", "Üye 1"), okul adı, ilçe, telefon, e-posta ve kimlik numarası gibi bilgiler yer tutucularla değiştirilir. Paylaşımı yapmadan önce önizlemeyi görür ve gizlenecek ek sözcükleri belirleyebilirsin. İstersen paylaşımın "Anonim öğretmen" adıyla görünür.

Paylaştığın belgeler ve onaylanan dosyaların; adının ilk harfiyle kısaltılmış hâli (ör. "Ayşe K."), branşın ve paylaşım zamanıyla birlikte uygulamadaki topluluk alanlarında ve hesap açmamış ziyaretçilere gösterilen tanıtım bölümünde listelenebilir. Tam adın, e-posta adresin ve okul bilgilerin bu alanlarda gösterilmez. Anonim paylaşımlarda adın hiç görünmez.

7. Saklama süresi

• Hesap ve belgelerin, hesabın açık olduğu sürece saklanır.
• Hesabını sildiğinde profilin, belgelerin, sınıf defteri kayıtların, bildirimlerin, destek taleplerin ve yayımlanmamış dosyaların hemen silinir.
• Toplulukta yayında olan paylaşımların ve onaylanmış dosyaların diğer öğretmenlerin kullanımı için silinmez; adın kaldırılarak "Anonim öğretmen" olarak kalır. Bunları silmeden önce yayından kaldırabilir ya da silinmelerini bizden isteyebilirsin.
• Hizmet sağlayıcıların teknik kayıtları ve yedekleri kendi saklama sürelerine göre, sınırlı bir süre sonra kendiliğinden silinir.

8. Haklarınız (KVKK m. 11)

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi isteme,
• İşleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde ve yurt dışında aktarıldığı kişileri bilme,
• Eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini, KVKK m. 7 şartlarında silinmesini isteme ve bu işlemlerin aktarılan kişilere bildirilmesini isteme,
• Otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhine bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramışsan zararın giderilmesini isteme.

Profil bilgilerini uygulamadan düzeltebilir, hesabını uygulamadan ya da https://okulisleri.app/hesap-sil adresinden silebilirsin. Diğer talepler için destek@okulisleri.app adresine yazabilirsin; talebini en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırırız.

9. Yaş sınırı

Okul İşleri öğretmenler ve okul çalışanları için tasarlanmıştır. 18 yaşından küçükler hesap açamaz.

10. Güvenlik

Verilerin şifreli bağlantı (HTTPS) üzerinden iletilir; erişim, yalnız hesabın sahibine ve gerektiğinde yöneticilere izin veren güvenlik kurallarıyla sınırlandırılır.

11. Değişiklikler

Bu metni güncellediğimizde son güncelleme tarihini değiştirir, önemli değişiklikleri uygulama içinde duyururuz.